A evolução ocorrida nos últimos 20 anos em Portugal é apresentada tendo em vista compreender os impactos que podem levar ao estabelecimento de estratégias para abrir os arquivos municipais à comunidade, para lá das barreiras físicas.Por esse motivo aborda-se a Gestão Integrada dos Arquivos, desde a fase genésica até à custodial pois, de outra forma, não será possível contextualizar os possíveis impactos organizacionais e tecnológicos decorrentes do tempo de vida dos documentos de arquivo.São descritos alguns dos mais recentes factos, que irão permitir um outro quadro futuro para os Arquivos Definitivos, como a especificação MoReq2100, a Macro Estrutura Funcional da Administração Central do Estado (MEF) e a Lei 36/2011.Parte-se então para uma visão do novo contexto que a Revolução Digital irá permitir materializar, relativamente aos anseios da Revolução Francesa, de abrir os arquivos aos cidadãos. A noção de transparência que está implícita tem a ver com a possibilidade de usar a tecnologia mais avançada, incluindo a conhecida por WEB 2.0, para melhorar os serviços prestados pelos arquivos e atingir directamente a comunidade que servem.Mas será que nas actuais condicionantes económicas do país será viável a inovação e o desenvolvimento? Esta é a resposta que se procura na parte final com a descrição de experiências realizadas recentemente em Portugal, usando o programa ICA-AtoM. São explicadas as suas características com algum detalhe e o potencial que representa para o futuro dos arquivos definitivos na WEB.

Esta comunicação pretende mostrar que a ausência depolítica arquivística, no universo das autarquias locais, jáfaz parte do passado, pois uma das bases do Sistema deInformação de uma estrutura organizacional são osArquivos, não esquecendo a rede de serviços e a gestãoda informação feita, por um sistema informático e redede comunicações.Assim, destaca-se a constante evolução do Sistema deInformação/Arquivo, no Município de Vila Real, tendoem atenção o desenvolvimento das novas tecnologias aomesmo tempo que se evidencia a descentralização dosserviços para ampliar, aperfeiçoar e desenvolver umamelhor prestação de serviços públicos e uma redução decustos por parte da Autarquia.Demonstrar a importância do uso das novas tecnologiaspelos profissionais de arquivo e a gestão documental poreles elaborada, sem esquecer o papel preponderante quea internet tem neste conjunto: ideias e pessoas.

Serão revelados e disponibilizados a todos os profissionais e à comunidade científica em geral os resultados do 3.º Inquérito aos Arquivos Municipais, dando a conhecer e actualizando, dentro do possível, os dados sobre estas unidades administrativas e culturais.

A longa Modernidade educativa ocidental foi atravessada pela tensão entre centralidade e polarização. A centralidade encontrou no Estado-Nação a estrutura orgânica e a mobilização cívico-patriótica fundantes do Estado-educador. No contraponto da centralização e, mais recentemente, da federação e da globalização, o município, enraizado na tradição e preservando uma matriz autárcita, foi a estrutura básica, educativa e cultural, de autonomização local, representando as populações e as comunidades no duplo desafio: reforço da identidade histórica; integração do Nação-Estado. No quadro da Modernidade, o urbano foi-se sobrepondo ao rural, como resposta ao aumento demográfico e ao progresso, conglomerando e diversificando a paisagem, encurtando as distâncias, entretecendo novas sociabilidades. A cultura escrita tornou-se o meio de comunicação por excelência nesse quadro de mudança. Através da memória municipal, urbana e rural, a educação escolar passou a fazer parte do núcleo duro transformativo. Na autonomização, na integração local, no desenvolvimento e no progresso, o município tendeu a constituir-se como município-pedagógico. Dando consequência ao município administrativo e ao município social, as autarquias projectaram, idealizaram e puseram em marcha programas de educação e instrução, num quadro de complemento da acção estatal, mas frequentemente também levando a sua autonomia até à criação de uma oferta educativa própria, com rede escolar, professores, cursos profissionais. Os arquivos e os museus autárquicos são a representação material, simbólica e sociocomunitária dessas memórias e desses projectos. As suas composição, organização e informação são a base e a matriz da história da educação local e regional, e são factor constituinte e reinterpretativo da história nacional. Proponho-me ilustrar e reflectir com os arquivistas e documentalistas tais perspectivas historiográficas. Procurarei também apresentar uma síntese sobre a história do município pedagógico e, na sequência, anunciarei de forma sumária um projecto de investigação que visa reconstituir a participação dos municípios portugueses na modernização educativa.

Este texto visa explorar a potencial articulação do sistema de gestão documental ou do sistema de arquivo com o sistema de gestão da qualidade (SGQ). Partindo de uma abordagem teórica complementamos a nossa reflexão com exemplos do estudo de caso desenvolvido no Município da Lourinhã (MLNH) entre os anos de 2008 e 2010, o qual que se materializou na dissertação com o título «A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade. O Município da Lourinhã» – produto do curso de mestrado em Ciências da Documentação e Informação da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (2009-2010). Constata-se que o SGQ será mais eficaz quando articulado com a política de gestão documental uma vez que o mesmo assenta na «abordagem por processos» (ISO 9001:2008) exigindo também a normalização da documentação/informação, tal como a arquivística o defende. Em segundo lugar, verifica-se que a sensibilidade da Organização (MLNH) para a relevância da gestão documental, não esconde, porém, uma cultura administrativa eivada de disfunções denatureza burocrática observadas, desde logo, na morfologia geral do circuito documental, e, por outro lado, no próprio processo de integração de novas TIC. Assim, observa-se a existência de “ilhas” de informação redundante na própria Organização, pelo que defendemos que a normalização inerente à componente organizativa não deverá apenas sobrepor-se à vertente tecnológica, ela deveria mesmo antecipar-se à sua implementação. Por outro lado, constata-se que a ausência de um sistema de registo centralizado desfavorece o controlo documental e a normalização de procedimentos. Reconhecendo-se a importância estratégica da gestão documental no plano da modernização administrativa, designadamente, em termos de simplificação e normalização de processos e procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de acção reflectindo sobre a transversalidade do sistema de arquivo nas Organizações.

Os arquivistas municipais estão confrontados com grandes desafios no seu papel de servir os utentes internos e externos, procurando, persistentemente, transformar os arquivos em verdadeiros recursos para a gestão, para a administração e para a cultura, aumentando, desta forma, a sua visibilidade como agentes de desenvolvimento da sociedade e ao proporcionarem activamente o usufruto da memória de um concelho e das suas gentes procuram, também, contribuir para uma cidadania mais informada, responsável e participativa. Ainda, em muitos casos, existe a necessidade do serviço de arquivo municipal ser unificado numa única unidade orgânica, de modo a permitir uma gestão integrada e de qualidade no Sistema Arquivístico. Também a implementação das novas tecnologias aplicadas ao Sistema Arquivístico Municipal e o planeamento de modernas instalações arquivísticas deverão levar o profissional de arquivo a reivindicar um papel central na planificação, organização e execução/acompanhamento desses processos. O Algarve, espaço regional exemplificado neste trabalho, de Outubro de 19941 até finais de 1999 teve um único arquivista para toda a região, actualmente tem 25, sendo 19 pertencentes a Câmaras Municipais. Esta evolução positiva, que teve como catalisadores o trabalho desenvolvido na região pelo Arquivo Distrital de Faro e a implementação do Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM)2, possibilitou, não só, o aumento da massa crítica arquivística nas Câmaras Municipais, como, também, o surgimento de novas instalações de arquivo.

A 21 de Novembro de 2008, o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha (AMA) viu as suas instalações serem inauguradas. Estavam estabelecidos os alicerces para uma mudança na gestão da informação da autarquia. A inauguração do edifício do AMA não serviu apenas para ajudar a desempenhar essas funções mais tradicionalistas, permitiu afirmar este serviço, quer a nível cultural, através do Serviço de Aprendizagem Criativa (SAC), quer a nível da gestão administrativa e processual. Neste último campo, surgiram novas tendências impostas pela modernização administrativa. Concretamente, a desmaterialização documental trouxe novos compromissos a esta unidade, onde surgiram questões relacionadas com a preservação digital, fluxos de trabalho, integridade e autenticidade da informação. Os colaboradores da autarquia tiveram de se adaptar a estas novas realidades, nomeadamente na utilização exclusiva do software de gestão documental. Por outro lado, os arquivistas passaram a ter um papel mais activo na vida do organismo, deixando de resolver os problemas a jusante e passaram a intervir, a montante, junto dos serviços produtores, adquirindo uma visão mais abrangente dos circuitos informacionais, o que permitiu intervenções mais eficazes e proporcionou uma gestão mais económica dos recursos.

O objectivo desta comunicação é dar a conhecer a realidade do Arquivo Municipal de Leiria no âmbito da temática do Encontro “ Gestão da Informação na Administração Municipal: passado, presente e futuro”. A reflexão consiste numa “viagem” pelo passado e as políticas de recolha e armazenamento da documentação, o presente direccionado para a satisfação do utilizador e perspectivar o futuro como forma de acesso à informação e consequentemente valorizar memória do Município.A começar pelo passado, o Arquivo Municipal tem adoptado procedimentos de gestão documental com grande enfoque na recolha, na avaliação e selecção da documentação, sendo que, para tal, teve a necessidade de elaborar regulamentação e formulários através do regulamento do AMLRA, de forma a orientar os serviços produtores na importância legal da conservação e preservação da informação.Esta documentação ao entrar no circuito do serviço de arquivo pode ser acessível sobre a forma de consulta presencial, localizada em dois espaços, no Arquivo Administrativo (Edifício Sede) com documentação de 1950 até à actualidade, e no Arquivo Histórico (Instalações da Biblioteca Municipal) para a documentação anterior a 1950.Esta informação registada, maioritariamente em suporte papel, que representa a memória e identidade do Município, está disponível para consulta (conforme as devidas restrições e excepções).Face a esta realidade cabe aos serviços de Arquivo rentabilizar e valorizar a informação através de processos de acesso, contemplando a comunicação e interacção com o objectivo fazer chegar esta memória e identidade ao cidadão.

Esta comunicação tem como principal objectivo dar a conhecer os projectos que têm vindo a ser desenvolvidos pelo Arquivo Municipal de Ponte de Lima, desde 2005, no que se refere à digitalização de documentos e à recente implementação de um repositório digital capaz de gerir e armazenar objectos digitais, preservando-os e mantendo-os acessíveis.Em plena Sociedade da Informação, os profissionais da informação têm hoje como principais desafios a gestão e a preservação da informação gerada ou mantida em ambiental digital, devendo, por essa razão, assumir um novo posicionamento enquanto gestores de informação produzida e usada em qualquer contexto orgânico produtor de fluxo informacional. Neste contexto, é fundamental a intervenção precoce dos seus profissionais na concepção e implementação de sistemas de informação de forma a assegurar que todos os objectos digitais com valor secundário, produzidos por um sistema, sejam preservados como autênticos, fidedignos, inteligíveis e utilizáveis.