Aborda a dimensão conceitual da identificação arquivística no contexto da gestão de documentos e de Arquivos dos países ibero-americanos. Trata-se de pesquisa exploratória, de natureza qualitativa, que se desenvolve nos parâmetros da investigação documental, a partir da coleta, sistematização e análise de dados. Discute a ocorrência e a finalidade do termo e do conceito relacionado à identificação arquivística, como contribuição para os debates sobre gestão de documentos para o acesso à informação, transparência e integridade pública no contexto do cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimentos Sustentáveis (ODS) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). Demonstra o estado da arte sobre a identificação arquivística no contexto ibero-americano, o que permite analisar o cenário e refletir a respeito de questões que envolvem o desenvolvimento da identificação arquivística como método para a gestão de documentos e integridade pública. Evidencia-se que não há consenso terminológico e conceitual em obras de referência da área, por isso torna-se fundamental a definição do conceito de identificação arquivística, vista como um método que tem por objeto de estudo os documentos e seu produtor, dentro de determinado contexto, para que ocupe o lugar imprescindível de ponto de partida para a implementação de Programa de Gestão de Documentos.

O objetivo deste trabalho consiste em fundamentar teoricamente e discutir o tratamento arquivístico do Fundo da Junta da Paróquia da freguesia de Santa Maria de Belém. De forma a completar esta análise, foi necessário estabelecer uma sustentação teórica do contexto político, através das diversas reformas administrativas, que influenciaram o período de vigência da Junta da paróquia da freguesia de Santa Maria de Belém, desde 1835, durante o período do liberalismo, até 1916, incluindo a organização arquivística da informação, desde o processo de descrição ao desenvolvimento de instrumentos, que viabilizam o seu acesso. O presente estudo é orientado por uma metodologia qualitativa, que se materializa através do método histórico, cujo propósito é compreender a influência que instituições e acontecimentos do passado possam ter sobre fenómenos actuais. A Junta da Paróquia da freguesia de Santa Maria de Belém, no âmbito da sua organização e funcionamento, rege-se sobretudo pelo decreto n.º 25 de 26 de novembro de 1830, pela Lei n.º 25 de Abril de 1835 e pelos Códigos Administrativos de 1832, 1836, 1842, 1878 e 1895. Paralelamente à análise legislativa, identificam-se outros estudos fundamentais no âmbito das freguesias, como os de José Tavares (1986), José António Santos (1995), Augusto Silva (1943), Eduardo Gomes (2012) e Maria da Luz Moreira (2012). O desenvolvimento empírico do estudo incidiu sobre a organização intelectual do fundo, pelo que a abordagem teórica neste domínio recaiu sobre o processo em si, a definição do conceito de fundo e a sua delimitação, a descrição, a normalização e as formas de acesso à informação. Deste modo, a dissertação e mestrado encontra-se dividida em duas partes: a primeira, composta por dois capítulos correspondentes aos tópicos já apresentados, e a segunda, na qual se apresenta a caracterização do fundo e os critérios usados no processo de organização do mesmo. É analisada a actividade da Junta da Paróquia da freguesia Santa Maria de Belém, tendo em conta os desenvolvimentos ao nível da administração local e fazendo uso da teoria arquivística, de forma a obter uma visão orgânico-funcional da instituição, mas também a garantir o acesso à sua informação.

O presente trabalho, realizado como dissertação de Mestrado em Ciências da Documentação e Informação, variante Arquivo, realiza o levantamento sistemático da estrutura orgânico e funcional da Presidência da República (1910-2014). Para tal, recorre à Arquivística, compreendida como um ramo teórico-prático da Ciência da Informação, seguindo uma metodologia já aplicada em estudos similares. Deste modo, traça a evolução orgânico-funcional da Presidência da República Portuguesa, no sentido de compreender o desenvolvimento, complexidade e dinâmica(s) que a estrutura do organismo tem assumido de acordo com o contexto histórico e as funções e competências atribuídas ao Chefe de Estado. O estudo permite, também, a valorização e a compreensão holística do Sistema de Informação Presidência da República, que são determinantes para a gestão continuada e integrada da informação.

O trabalho desenvolvido no TEATRO MAIZUM foi feito no âmbito de um estágio no quadro do Mestrado em História da Arte e Património e insere-se num estudo de caso específico: o inventário de colecção documental. Com este trabalho, que teve como tópico fundamental o início de uma aproximação de um processo de inventariação de um acervo expressivamente valioso e organizado, pretendeu-se destacar um património e um trabalho cujo propósito se configura como relevante para a história do Teatro português. O objectivo definido foi a organização de um programa estruturado visando inventariar e estudar os fundos resultantes de quarenta anos de actividade artística da referida companhia teatral. Para além de seguirmos uma aproximação natural entre os Estudos Teatrais e a História da Arte, por ser nesse âmbito que o acervo em apreço deve ser investigado, tratou-se de aplicar ao conjunto heterogéneo de documentos do fundo arquivístico as metodologias conhecidas e adoptadas nos recenseamentos de bens histórico-artísticos, por forma a poder realizar as bases mais sólidas em que venha a assentar um futuro levantamento dos espécimes que nos chegaram e o tratamento dos materiais em arquivo. De referir que estes são muito variados e distintos, já que integram programas de espectáculos realizados, edições de obras representadas, recensões críticas, figurinos, adereços, fotografias, filmes, convites, desenhos de cenários, assim como arquivo administrativo e de execução das diferentes produções artísticas, e apontamentos diversos. Se forem devidamente analisados, fichados e agrupados seguindo uma matriz de organização consistente e eficaz, tal irá permitir no futuro, a partir da catalogação empreendida, o estudo e análise adequada dessa mesma documentação por parte dos investigadores. Atendendo à especificidade desta produção artística que, como se referiu, reflecte um cruzamento inter-disciplinar de várias áreas da criação e do espectáculo, foram ensaiadas propostas de fichas analítico-descritivas de inventário, que pensamos possam estar adaptadas à natureza e heterogeneidade do espólio em causa.

A «gestão documental» é uma expressão muito em voga nos dias hoje, pese embora vulgarmente associada às aplicações informáticas existentes no mercado as quais, muitas vezes, não respondem cabalmente às necessidades das Organizações. Do ponto de vista da Arquivística, a gestão documental é muito mais do que uma ferramenta de natureza tecnológica. Trata-se, antes de mais, de um conceito arquivístico. Numa perspectiva sistémica, a responsabilidade do Sistema de Arquivo ou de Gestão Documental, segundo a norma ISO 15489:2005, é da competência do arquivista cabendo-lhe, portanto, a definição da política de gestão de documentos na Organização na qual se insere. A «gestão da qualidade», a priori tão distante do domínio da «gestão documental», veio dar um novo impulso à arquivística oferecendo novas oportunidades de pesquisa associadas à normalização da «informação orgânica» e dos procedimentos usados na sua produção. O objectivo desta dissertação centra-se na análise da relação de sustentabilidade entre o sistema de gestão documental e o sistema de gestão da qualidade, complementada com o estudo de caso desenvolvido no Município da Lourinhã. Constata-se que o sistema de gestão da qualidade (SGQ) será tanto mais eficaz quando articulado com a política de arquivo ou de gestão da informação uma vez que o mesmo assenta nos «requisitos da documentação», exigindo também uma «abordagem por processos» (ISO 9001:2008), tal como a Arquivística o defende. A introdução das tecnologias da informação com o intuito de modernizar os serviços do Município da Lourinhã parece ter contribuído para a melhoria da pesquisa e recuperação da documentação e informação. No entanto, subsistem diversas fragilidades operativas e tecnológicas que afectam a eficiência do circuito documental na Organização e, com efeito, o atendimento prestado aos seus clientes (internos e externos). Reconhecendo-se a importância estratégica da Gestão Documental no plano da modernização administrativa, designadamente, em termos de simplificação e normalização de processos e procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de acção reflectindo sobre a transversalidade do Sistema de Arquivo nas Organizações.

O Instituto do Cinema e Audiovisual, I.P., que adiante passarei a designar por ICA, I.P., sentiu necessidade de proceder à alteração da portaria que definia o seu Regulamento Arquivístico, a portaria nº 1174/2005, de 21 de Novembro, e, consequentemente, da sua Tabela de Selecção. Esta necessidade adveio da reestruturação que o dito instituto sofreu e da definição de novas políticas de gestão documental implementadas pelo mesmo no sentido de agilizar processos e actualizá-los, fazendo assim face à emergência de documentos electrónicos e à alteração de procedimentos que, cada vez mais, se efectuam, também, por via electrónica. Para proceder à alteração da dita portaria, o ICA, I.P recorreu à Direcção Geral de Arquivos, que adiante passarei a designar por DGARQ, solicitando parecer e orientações para a realização deste projecto. A DGARQ, órgão que coordena o sistema nacional de arquivos, no cumprimento daquelas que são as suas atribuições, respondendo à solicitação do ICA, I.P, propôs-me a realização do referido projecto. Do mesmo pretende-se a reavaliação da documentação arquivística do ICA, I.P., de onde resultará a reformulação de um novo instrumento, a Tabela de Selecção, que pretende reflectir de forma fidedigna a realidade da instituição à qual se aplica trazendo, por conseguinte, mais-valias na gestão que resultarão no melhor desempenho de todas as actividades internas e externas ao Instituto. O desenvolvimento deste projecto conta não apenas com as indicações da DGARQ mas, também com a aplicação de toda a conceptualização teórica apreendida quer ao longo do mestrado, quer através de consulta bibliográfica relevante para a realização do mesmo. Abordar-se-á a metodologia utilizada no desenvolvimento do trabalho, apresentar-se-ão conceitos e teorias que ao mesmo serviram de fundamento teórico, acompanhados por uma reflexão que pretende evidenciar os problemas da nem sempre fácil passagem da teoria à prática, do conhecimento à partilha do mesmo, do relacionamento directo com os intervenientes principais – pessoas que directa ou indirectamente se relacionam com a instituição para a qual e a bem da qual trabalhamos. 5 Deste modo, o presente relatório desenvolver-se-á em dois momentos: o da formulação e apresentação do contexto teórico que serviu de base à avaliação; e o da passagem da teoria à prática, com a reformulação da Tabela de Selecção. Sendo que, a soma dos dois momentos resulta no presente relatório e no instrumento que me coube elaborar: a Tabela de Selecção do ICA, I.P.

No âmbito do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), as Secretarias-Gerais herdaram novas atribuições na área da gestão documental. Com a elaboração desta dissertação pretende-se demonstrar o impacto que a aplicação do PRACE teve nas Secretarias-Gerais dos Ministérios. Pode considerar-se que o PRACE ainda se encontra em fase de implementação. A legislação que o suporta tem vindo a ser publicada ao longo destes anos, destacando-se os diplomas legais que procederam à reestruturação das Secretarias-Gerais. Neste contexto, são apresentadas algumas considerações sobre as principais alterações verificadas nestes organismos. Da análise realizada, salienta-se que um dos objectivos que se pretende com a implementação do PRACE é a criação de unidades prestadoras de serviços centralizados geridas pelas Secretarias-Gerais, encontrando-se a área da gestão documental como uma das que deve ser abrangida por este modelo. Neste contexto, é apresentado o exemplo da Prestação Centralizada de Serviços desenvolvida na Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação. Salienta-se também a importância de normalizar procedimentos, sendo um dos capítulos deste trabalho dedicado a este tema. Neste âmbito, destaca-se o papel orientador que a Direcção-Geral de Arquivos tem vindo a desenvolver, nomeadamente através da divulgação de documentos técnicos e normativos e do desenvolvimento de projectos com outras entidades, dos quais se destaca a construção de uma Macro Estrutura Funcional para a Administração Central do Estado . Outro aspecto aqui abordado diz respeito à documentação acumulada, considerando-se que este é um dos problemas cuja resolução requer uma actuação urgente. Neste enquadramento, é feita uma análise ao papel dos arquivistas nas instituições e a forma como podem contribuir para uma gestão mais eficaz da sua documentação. As atribuições das Secretarias-Gerais dos Ministérios no âmbito da Gestão Documental Por fim, é apresentado o caso prático da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social. Deste modo, procura-se ilustrar a evolução deste organismo no que diz respeito às suas funções ligadas à gestão documental, bem como apresentar algumas actividades desenvolvidas nessa área.

A estrutura orgânica do Município de Coimbra, que data de 18 de julho de 2019, permite ao Arquivo Geral Municipal assumir, formalmente, enquanto unidade orgânica, um conjunto de competências legais, adotando uma nova abordagem centrada na gestão contínua e partilhada com os demais serviços produtores de documentos e processos administrativos, em detrimento de uma atuação focalizada, essencialmente, em si mesmo. Os planeamentos estratégico e operacional, bem como as consequentes tomadas de decisão balancearam-se entre a gestão do importante e do urgente, em contínuo respeito pelos princípios que regem a atividade legal e administrativa, tendo como pano de fundo a gritante necessidade de ser construído um edifício de arquivo multivalente e o forte impacto que o contexto pandémico teve recentemente nas organizações. Uma nova abordagem permite que o Arquivo Geral Municipal comece a ganhar, paulatinamente, visibilidade no seio da organização, e seja entendido como um parceiro estratégico para a gestão de documentos e processos administrativos, enquanto agente promotor de uma política e de regras transversais à organização, aplicáveis em ambientes eletrónico e analógico, nos seus diferentes momentos de produção, circulação, acondicionamento e arquivo.

O presente trabalho aborda a identificação arquivística para a implementação de Programas de Gestão de Documentos como contribuição para Programas de Integridade Pública na administração pública brasileira, no contexto do cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). A administração pública necessita de estratégias que permitam garantir o acesso à informação a fim de fomentar a transparência e a integridade pública. A informação registrada no documento de arquivo, apesar de não ser habitualmente considerada, é ativo estratégico para a tomada de decisões por parte das instituições, bem como na vida cotidiana dos cidadãos, aspectos que vão ao encontro dos ODS da Agenda 2030 da ONU. O objetivo geral é compreender o lugar da identificação arquivística no estabelecimento de um diálogo entre a gestão de documentos e a integridade pública para o desenvolvimento sustentável nos municípios brasileiros. A partir dessas discussões, apresenta o cenário do Programa de Gestão de Documentos, e do Programa de Integridade Pública na Cidade do Rio de Janeiro, marco empírico desta pesquisa, para propor diretrizes para a gestão de documentos com vistas à integridade da administração pública municipal. A abordagem metodológica adotada caracteriza-se pelo estudo exploratório de natureza qualitativa, que utiliza a combinação de dois métodos: a investigação documental e a identificação arquivística. Os resultados demonstram a contribuição da identificação arquivística para a promoção da integridade pública sustentável.

A presente dissertação analisa e pretende inquirir a relação entre os profissionais de informação e os Arquivos Municipais, tendo por base a questão: Quem exerce a gestão da informação como sua profissão nos arquivos municipais portugueses? Este estudo tem por base um conjunto de objetivos que pretendem analisar, a nível de recursos humanos, os Arquivos Municipais portugueses, em particular entre o Mondego e a Área Metropolitana de Lisboa (Norte). Estes objetivos passam por percecionar quantos arquivos municipais se encontram abertos ao público e em que circunstâncias; as categorias profissionais e as respetivas habilitações académicas; categorias profissionais e a sua representatividade em termos de faixa etária e sexo; assim como também perceber quem são os responsáveis pelos arquivos municipais, que qualificações têm. Na prática perceber quem são os recursos humanos afetos aos arquivos municipais. A seleção do tema apresentado deve-se à inexistência de estudos conclusivos face à problemática dos recursos humanos nos Arquivos Municipais. Desta forma, é possível perceber onde existem lacunas, ou aspetos que revelem necessidades de aperfeiçoamento. Evidenciando e constatando a importância e a relevância da função dos gestores de informação nestas instituições. A metodologia aplicada para o desenvolvimento deste estudo teve por base primeiramente, numa análise teórica: a investigação documental; por outro lado a análise de resultados e a recolha de dados, tendo sido neste caso aplicados inquéritos por questionário à amostragem disponível dos arquivos municipais das NUTS III grosso modo entre os rios Tejo e Mondego. Na fundamentação teórica do estudo foi possível contextualizar os arquivos municipais enquanto serviço, e também a caraterização dos profissionais de informação, tendo por base estudos científicos de referência. Relativamente aos resultados obtidos via inquérito possibilitou a identificação não só de aspetos que condicionam o acesso à documentação, os suportes acessíveis para consulta e as unidades orgânicas responsáveis, para além dos aspetos relativos aos recursos humanos nos arquivos municipais. Percebemos também através do inquérito quais os municípios que aplicaram o Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais, e certificação de qualidade, criando possibilidades para novos estudos. Com este estudo foi possível aferir que existem cerca de 426 gestores de informação distribuídos pelos arquivos municipais, com algumas peculiaridades, sendo que existem 93 qualificados na área da Ciência da Informação: 78 são técnicos superiores e 15 assistentes técnicos. Contrariamente ao que era expectável, o profissional da informação, com formação em Ciência da Informação, encontra-se ainda ausente em muitos municípios.